Risikomanagement in ungewissen Situationen – Hybrides Projektmanagement als möglicher Ausweg?

DER UNTERSCHIED ZWISCHEN RISIKO UND UNGEWISSHEIT

Die nachfolgende Grafik zeigt auf einen Blick, wie Du möglichst einfach zwischen den verschiedenen Konzepten, die häufig im Kontext von Risikomanagement synonym verwendet werden, unterscheiden können. Gerade in der Unterscheidung zwischen Risiko und Ungewissheit steckt viel Sprengkraft:

Risiko: Mithilfe von Annahmen kann die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Ereignisses bestimmt werden.

Ungewissheit: Die Schätzung einer Eintrittswahrscheinlichkeit ist nicht möglich. Hättest Du dir beispielsweise am Anfang der diesjährigen Corona-Pandemie zugetraut, einschätzen zu können, mit welcher Wahrscheinlichkeit Maßnahmen wie Maskenpflicht, Sperrstunden etc. eingesetzt werden?

Für ProjektleiterInnen besteht die Schwierigkeit darin, in hektischen Projektsituationen schnell folgenden Sachverhalt einordnen zu können: Wird auf Grundlage angstbasierter Motive künstlich ein Risiko geschaffen, um der Ungewissheit zu entgehen, oder handelt es sich tatsächlich um ein händelbares Risiko?

DIE RISIKEN DES RISIKOMANAGEMENTS

Wie in der Abbildung oben beschrieben, gibt es einen wichtigen Unterschied zwischen einem Risiko und Ungewissheit: Für das Risiko können Annahmen über seine Eintrittswahrscheinlichkeit getroffen werden. Für Ungewissheit ist dies nicht möglich. In den meisten Projekten wird allerdings nicht zwischen Risiko und Ungewissheit unterschieden. Da das Risikomanagement die bekannteste Methode des Umgangs mit der unsicheren Zukunft in Projekten darstellt, versuchen die meisten Projektmanager, die Ungewissheit in ein Risiko zu überführen.

Das Risikomanagement selbst birgt folgende Risiken: 

Klassisches Risikomanagement wird in den meisten Projekten mit hohem administrativen Aufwand gelebt. Manche Projekte geben einen beachtliche Anteil ihres Budgets für den Umgang mit Risiken aus. Es gibt jedoch einen Punkt, an dem jeder weitere Euro, der in die Vorab-Reduktion von Projektrisiken gesteckt wird, keinen nennenswerten risikoreduzierenden Effekt mehr hat. Und dieser Punkt ist früher erreicht als gedacht. Dies ist u.a. im Fazit dieses Artikels über zwei Infrastrukturprojekte in Südamerika nachzulesen.

Risikomanagement basiert auf Annahmen. Diese sind wunsch- oder angstmotiviert und immer subjektiv. Dies sollte Entscheidern immer bewusst sein, da die Annahmen häufig als Fakten missinterpretiert werden. Fakten von Annahmen zu trennen ist essenziell, um nicht auf Basis von wunsch- oder angstmotivierten Annahmen Entscheidungen zu treffen.

Risikomanagement ist ein wichtiger Bestandteil in jedem Projekt, sollte aber von Projektmanagern durchgeführt werden, denen die damit verbundenen Herausforderungen bewusst sind.
HYBRIDE PROJEKTMANAGEMENT-METHODEN ALS MÖGLICHER AUSWEG?

Die meisten Projekte – insbesondere Transformationsprojekte in Digitalisierungskontexten – sind auf eine ungewisse Zukunft ausgerichtet. In diesen Projekten sind Neubewertungen aufgrund sich ändernder Umfeldfaktoren keine Seltenheit. Dann ist es sinnvoll, zusätzlich zum Regelprozess des Risikomanagements einen Risikoworkshop durchzuführen, in dem mögliche Risiken zusammengetragen, Annahmen über die Wahrscheinlichkeit des Auftretens und der Schadenshöhe getroffen und diese monetär bewertet werden. Hierbei kann es zu neuen Erkenntnissen kommen, die alle Annahmen einer erneuten kritischen Bewertung unterziehen. Dann muss als Konsequenz die Projektplanung angepasst und möglicherweise das Projektziel umdefiniert werden.

Agile Projektmanagement-Methoden unterstützen genau dieses Vorgehen. Bei der Arbeit mit kurzen Sprints können sich verändernde Rahmenbedingungen kontinuierlich berücksichtigt werden. Die genaue Ausgestaltung des Projektergebnisses wird im agilen Projektmanagement über den Projektverlauf immer klarer. Die so geschaffene Ergebnisoffenheit ermöglicht es Teams, in dynamischen und komplexen Kontexten erfolgreich zu sein.

Auch Hybride Projektmanagement-Methoden können die Projektarbeit bei Ungewissheit erleichtern. Denkbar sind zum Beispiel Projektkonstellationen, in denen die Teams, die mit volatilen Anforderungen arbeiten müssen (z.B. App-Entwicklung), agil arbeiten. Währenddessen können eher statisch orientierte Bereiche (z.B. Compliance) weiterhin nach klassischen Projektmanagement-Methoden arbeiten. Oder aber alle Teams arbeiten agil und das Reporting wird klassisch aufgesetzt. Das schafft dringend benötigten Handlungsspielraum für die Mitarbeiter und bietet dem Management gleichzeitig einen Kontrollrahmen.

Einen Einblick, wann welche Projektmanagementmethoden sinnvoll angewendet werden und welche Herausforderungen sich daraus ergeben, liest Du in unseren Fact Sheets zum Hybriden Projektmanagement und zur Einführung von agilen Arbeitsweisen.

WIE ALSO KÖNNEN WIR ZU BESSEREN PROJEKTMANAGERN UND FÜHRUNGSKRÄFTEN WERDEN? 

Indem wir…

• Chancen wahrnehmen.
• den Unterschied zwischen Risiko und Ungewissheit kennen.
• uns bewusst machen, dass wir mit Menschen arbeiten und dass Risikomanagement auf wunsch- oder angstorientierten Annahmen basiert.
• das Projektumfeld im Blick behalten und bei sich verändernden Rahmenbedingungen den Mut haben, die Projektannahmen zu überprüfen und die Projektplanung anzupassen.
• agile und klassische Projektmanagementmethoden gleichermaßen souverän nutzen, um Synergien und einen flexiblen Gestaltungsrahmen um unser Projekt zu schaffen.

Weitere Informationen findet Ihr unter www.assure.de oder auf diversen Social Media-Kanälen. Wir stellen übrigens auch weiterhin ein – schaut euch gerne unsere aktuellen Stellenanzeigen an.
Wir freuen uns auf Euren Besuch!