Spätestens die Corona-Pandemie hat uns gelehrt, wie ausbaufähig die Digitalisierung unserer Gesellschaft ist. Bei all den Vorteilen, die die Digitalisierung unseres Alltags mit sich bringt, dürfen wir jedoch die Risiken nicht außer Acht lassen. Zum Beispiel die Risiken, die sich aus der Speicherung von Geodaten und teilweise auch personenbezogenen Daten bei Unternehmen und Dienstleistern ergeben. Durch die Abhängigkeit von digitalen Diensten und Systemen sind die Folgen von Stromausfällen oder Cybersicherheitsangriffen nur schwer abschätzbar. Wie also kann Digitalisierung in Deutschland aussehen?

Als einer der weltweit führender Dienstleister für Business- und IT-Lösungen arbeiten bei NTT DATA auch Expert:innen für den Public Sector. Diese unterstützen unter anderem Bund, Länder, Krankenhäuser sowie Landes- und Bundespolizei bei der Einführung digitaler Lösungen für die tägliche Arbeit.

Gerade in der Verwaltung greifen sehr viele geregelte Prozesse ineinander, so dass ganzheitliche Lösungen geschaffen werden müssen. Die Digitalisierung einzelner Prozessschritte reicht nicht aus. Um zu verdeutlichen, wie komplex die Umstellung der Verwaltung sein kann, hier ein Beispiel.

Beispiel: Die Einführung der E-Akte

Bei der Einführung der E-Akte müssen Dokumente digitalisiert, Aktenpläne angepasst und Prozesse verändert werden. Papierlos zu werden hat weitreichende Folgen für eine Behörde und muss daher vor allem strategisch betrachtet werden. In einem ersten Schritt werden Erfolgsfaktoren identifiziert. Externe Einflüsse wie bundesweite Konsolidierungsvorhaben oder mögliche gesetzliche Anpassungen sind dabei ebenso wichtig wie interne Aspekte. So können unter anderem die IT-Kenntnisse der Mitarbeitenden den Projekterfolg beeinflussen.

Letztlich sind es die Mitarbeitenden, die täglich mit der E-Akte arbeiten werden. Aus diesem Grund ist es wichtig, gerade diese Personen von Anfang an in den Veränderungsprozess zu integrieren, da sie wichtige Impulsgeber sind und eventuell bereits eigene Ideen haben. Durch die aktive Mitgestaltung der neuen Prozesse wird die Akzeptanz für die strukturellen und personellen Veränderungen erhöht.

Schließlich nützen die besten Prozesse nichts, wenn sie nicht technisch umgesetzt werden. Wichtig ist dabei, dass es in den Verwaltungen bereits einige (digitale) Anwendungen gibt, die die fachlichen Anforderungen längst erfüllen. Das bedeutet, dass die eigentliche Aufgabe bei der technischen Umsetzung nicht nur darin besteht, gegebenenfalls . neue Systeme zu entwickeln, sondern auch die bestehenden Systeme so miteinander zu verknüpfen, dass ein reibungsloser Austausch möglich ist. Damit die Behörden auch bundesweit zusammenarbeiten können, ist es wichtig, etablierte Standards für das IT-Service-Management zu nutzen.

Fazit

Projekte im öffentlichen Sektor sind komplex. Sie erfordern Weitblick und Einfühlungsvermögen. Obwohl es sich vordergründig um IT-Projekte handelt, sind auch hier die Begleitung des organisatorischen Wandels und die Gestaltung des Veränderungsprozesses wesentliche Erfolgsfaktoren. Es gilt, alte Verhaltensmuster aufzubrechen und mit Hilfe digitaler Systeme neue Abläufe zu schaffen. Darüber hinaus müssen die Bedenken und Sorgen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beachtet und in die Planung einbezogen werden. Nur so kann ein System für die Menschen in den Verwaltungen und für die Bevölkerung geschaffen werden, das die Bürokratie auf beiden Seiten erleichtert.

Du hast Lust bekommen, in die Welt des Public Sector Consulting bei NTT DATA einzutauchen? Dann bewirb dich jetzt initiativ! Wir freuen uns auf dich.